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群发邮件,使项目信息冗余化

2013-10-16 09:04:57 来源:奇库斯(QCOOLS) 浏览:1376
关键字:群发,邮件,项目,信息,冗余化

内容提要:

   进入数字信息时代,信息即使重复也不会造成太大的问题。纸质文件如果有同样的两,就会占据一定的空间;数字信息则不会占据物理空间。因此,同一份文件即使团队内部人手一份也没有任何问题。不仅如此,这种方法反而可以作为防止数据丢失的安全网。
   换句话说,在用电子邮件等数字方式交流的时代,同一份资源被

   进入数字信息时代,信息即使重复也不会造成太大的问题。纸质文件如果有同样的两,就会占据一定的空间;数字信息则不会占据物理空间。因此,同一份文件即使团队内部人手一份也没有任何问题。不仅如此,这种方法反而可以作为防止数据丢失的安全网。

   换句话说,在用电子邮件等数字方式交流的时代,同一份资源被多个成员共享,可以降低数据丢失的风险。

  这种为了安全起见而备份多份文件的做法,就叫冗余化。如果我们只有一台服务器,该服务器一旦出问题,整个工作可能都会陷入瘫痪状态,因此我们会增加一台服务器,以备不时之需,这叫作“网络冗余化”;用两个硬盘存放朵的数据,这是“存储冗余化”;将同一份文件发给多个成员,这种数据的“冗余化”可以使团队运营更加安全稳定。

   冗余化不仅适用于文件,也适用于团队成员之间的对话、与其他公司人员的对话。

   具体来说,可以将团队所有成员的邮件地址都添加到一人联系人且,使团队内的所有邮件都可能同时发给全体。即使是给团队中某一个成员的信息,也一定要群发(为防止团队成员看漏邮件,建议大家在主题一栏注明“某某先生/女士:关于企划书的制作”等字样,标出对方姓名和主要事件)。

   与其他公司人员的往来邮件也可以抄送给联系人组。这样一来,团队全体成员都清楚谁在负责什么事情,现在进展如何。万一发生紧急状况,谁都可以代替负责人继续处理。

   即使有人辞职了(虽然我不太愿意设想这种情况),其他人也可以通过之前的邮件把握项目的基本情况,从而迅速接手工作。或者不是辞职,有人休长假或产假时,我们也可以轻松应对。这样,即使有人从团队中离开,也不会出现大问题,这与提高团队的组织能力息息相关。

   要让一个组织系统永不停止,持续保持稳定的运行,信息的冗余化就必不可少。

感谢奇库斯龙韵投稿


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