您当前位置:网站首页 >> 智能办公 >> 用会议记录Extreme Meetings,提高会议效率

用会议记录Extreme Meetings,提高会议效率

2013-10-16 08:57:27 来源:奇库斯(QCOOLS) 浏览:1356
关键字:会议,记录,Extreme,Meetings,提高,会议效率

内容提要:

   讲信息整理术时,还应该进一步谈谈团队内部信息共享的问题,因为实际工作中一个人死抱着信息的情况很少,团队成员一起加工、共享、活用信息十分重要。
   其中,能获取实时食物商讨会是成员之间共享信息的重要场合。
   但难得的商讨会却没有好好留下会议记录的情况很多,这不仅因为制作会议记录非常费工

   讲信息整理术时,还应该进一步谈谈团队内部信息共享的问题,因为实际工作中一个人死抱着信息的情况很少,团队成员一起加工、共享、活用信息十分重要。

   其中,能获取实时食物商讨会是成员之间共享信息的重要场合。

   但难得的商讨会却没有好好留下会议记录的情况很多,这不仅因为制作会议记录非常费工人,而且大家一般会认为商讨会的内容自己大概都理解了。实际上,对商讨会的够理解的情况很多。

   这里要向大家推荐的,就是在开会过程中制作会议记录的“会议记录Extreme Meetings”。等会议结束,会议记录也制作完成,可以用邮件发给全体参会者了。也就是说,不是在会议后整理会议记录,而是在开会的同时制作会议记录。

   操作起来非常简单。准备一个全体参会者都看得见电脑屏幕的大号显示器或投影仪,就可以开会了。记录人员总结参会者的发言,立刻输入电脑。参会者可以一边看电脑屏幕,随时指出会议记录中的不足,一边开会。最后,全体参会者都理解的会议记录就做好了,会议也可以结束了。

   首先,很重要的一点是会议记录可以呈现讨论的流程。将容易分散的讨论加以总结,相比之下可以大幅度缩短商讨会的时间。另外,会议记录是在不断征求大家意见的同时制作的,过后就不会再有“当时说的不一样”等理解和解释上的分歧了。将做好的会议记录用邮件发送给大家,“当时空间有没有说过”一类无休止的争论也就消失了。

   说到制作会议记录的应用软件,如果是“头脑分晓”(美国创造学奠基人奥斯本发明的集体思考法,一般有4~6个人),我会用一处叫Mind Map的软件,因为这个软件能方便并准确地将游走在各个方面的讨论记录下来;如果是与会者分别作提取物 会议,我会事先将要作的报告保存在Google Documents里,也会在会议有将其他人的报告先输入电脑。这样,会议开始前就完成了80%的会议记录,另外20%就留到会议中的讨论阶段。

感谢奇库斯龙韵投稿


相关文章
发表评论
网名:
评论:
验证:
共有0人对本文发表评论查看所有评论(仅供表达个人看法,并不表明本站同意其观点或证实其描述)
赞助商链接