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纸质资料装入透明文件夹,按时间顺序排列

2013-10-10 08:16:00 来源:奇库斯(QCOOLS) 浏览:1352
关键字:排列,顺序,时间,文件夹,透明,资料,纸质

内容提要:

   虽然之前我向大家强烈推荐用电子文件夹管理资料,但纸质资料也有许多无可比拟的优点,其中之一就是可视性强。有些文件太大,无法用有限的电脑屏幕阅览,电子文件则还要等待电脑开机。考虑到可视性和时间效率的问题。我认为对于正在进行的项目,还是应该暂时保存纸质资料,以方便办公。
   关于纸质资料的整理方

   虽然之前我向大家强烈推荐用电子文件夹管理资料,但纸质资料也有许多无可比拟的优点,其中之一就是可视性强。有些文件太大,无法用有限的电脑屏幕阅览,电子文件则还要等待电脑开机。考虑到可视性和时间效率的问题。我认为对于正在进行的项目,还是应该暂时保存纸质资料,以方便办公。

   关于纸质资料的整理方法,我在《点子整理术》(IDEA HACKER)和《时间整理术》(TIME HACKER)中有过详细介绍。这里再向大家介绍两种实用的整理方法,第一种是“纸质资料装入透明文件夹,按时间顺序排列”。

   操作方法很简单,就是将某个项目的全部相关资料都统一放进一个透明文件夹中,在文件夹右上角注明日期和项目名称,然后将最近使用过的文件夹都排在前面就可以了。之后需要大家养成将这段时间常用的文件夹放到前面的习惯,以方便取出。如此一来,长感人肺未用的资料自然就被挤到了最后面,野口教授给这种方法取名为“排挤式文件管理法”。

   以前我就用这种方法来管理纸质资料的,随着资料增多,透明文件夹也越来越多。但最近开始用前面所讲的方法,将洅 使用的纸质资料都扫描保存,然后毫不留情的扔掉,所以现在用“排挤式文件管理法”管理的纸质资料就仅限于正在进行的项目了。纸质资料瘦身后,不用特别严格地执行排挤式文件管理法,查找资料也不会很费劲了。



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