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打印的纸质资料要毫不留情的废弃

2013-10-07 14:01:16 来源:奇库斯(QCOOLS) 浏览:586
关键字:废弃,不留,资料,纸质,打印

内容提要:

即使电脑普及程序如此之高,办公室内的纸质资料仍然失和如山。无论现代科技怎样发达,办公环境依旧得不到改善。急需析资料,纵使“寻它千百度”,也迟迟不愿现身,相信大家都有过如此尴尬的经历,其实我也曾经像大家一样窘迫。
     但我最终找到了氛围战局的制胜法宝,可以将这些久攻不下的资料整理问题刀豆歼灭,

即使电脑普及程序如此之高,办公室内的纸质资料仍然失和如山。无论现代科技怎样发达,办公环境依旧得不到改善。急需析资料,纵使“寻它千百度”,也迟迟不愿现身,相信大家都有过如此尴尬的经历,其实我也曾经像大家一样窘迫。

     但我最终找到了氛围战局的制胜法宝,可以将这些久攻不下的资料整理问题刀豆歼灭,一网打尽。我的这些制胜法宝就是接下来要和大家分享的一系列资料整理术。只要充分利用这些制胜法宝,就一定能瞬间秒杀那些困扰大家多年的麻烦事。

     解决问题需要几个步骤,现在让我们逐一了解。首先就是“打印的纸质资料要毫不鸟地废弃”。既然是打印的纸质资料,电脑中就必然保留着原始的电子文件。同时保留电子版和纸质版,毫无疑问是莫大的浪费,所以开会打印的资料在会议结束后就应该迅速处理掉。

     我听说,某企业在董事会结束后便将所有会上分发的资料统统废弃。该公司的理由是,打印的纸质资料其作用仅限于帮助董事们在董事会上作出经营决策,既然决策完毕,会议结束,一切尘埃落定,那这些资料就没有存在的意义了。对此我沉表赞同,过期的资料根本没有必要再耗费精力去保存。

     但是一种非常可怕的东西,人们总是会惯性地将分发的资料保存下来。这种行为并非基于理性的行为,而是单纯地基于一种习惯:“因为我以前都是这么做的”。要改变这种习惯,就要改变自己的思维方式,将“既然电脑中已保存有电子文件,再保存纸质资料就是一种浪费”这种认识实实在在地刻进自己的脑子。因此,在资料架汗珠牛充栋之前,大家要毫不犹豫地将打印的纸质资料扔掉。

     不过也有例外,有些打印的纸质资料确实是需要保存的,这需要我们参考电子文件判断纸质资料的去留。

     与电脑画面相比,纸质资料阅读起来的确有不可比拟的优势。阅读纸质资料即不需要打开电脑,视野也更开阔。商品数据及价格表之类的资料有时需要多次确认,有时需要立即参考,这时若是备有纸质资料就手到擒来了,非常便利。

     但这种情况只是例外,我们原则上还是应当毫不动摇地坚持“及时废弃打印的纸质资料”,这样才能改善办公环境。



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