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用电子邮件共享、保管会议资料

2013-10-07 14:00:46 来源:奇库斯(QCOOLS) 浏览:588
关键字:资料,会议,保管,共享,电子邮件,用电

内容提要:

尽管如此,手头只有纸质资料时,如果你也不假思索地扔掉,一点都不保存,以后还要用的时侯,可能就会很麻烦。解决办法很简单,只要你拜托一下同事“我想共享会议资料,能不能把电子版的用邮件发给我?”,就可以了。
现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了,所以你完全可以拜托别人不要提供纸质资料,而是把电

尽管如此,手头只有纸质资料时,如果你也不假思索地扔掉,一点都不保存,以后还要用的时侯,可能就会很麻烦。解决办法很简单,只要你拜托一下同事“我想共享会议资料,能不能把电子版的用邮件发给我?”,就可以了。

现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了,所以你完全可以拜托别人不要提供纸质资料,而是把电子版发给你。这样做一点都不失礼,而且收到的电子文件不仅便于保存,还能立刻转发给其他人共享,简直是一石二鸟,非常便利。

以前可能有人担心自己的文件被篡改或盗用,因此不太愿意提供电子文件,现在只要用PDF格式发送就没有这种后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去,再给文件加个密码就万无一失了。

而且,如果我们大家都用电子邮件互发资料,发送记录就能作为邮件自动保存起来,我们就很清楚是何时发给谁,或何时由谁发来的。这些留档的邮件都是非常重要的证据,能证明自己与别人的交流过程。

此外,用电子邮件附件的方式互发资料,还可以将电子邮箱直接变成文件资料数据库。这种数据库非常便利。


用电子邮箱管理文件的优点

1、 可以按时间顺序对邮件进行严格管理

一般来说,我们每保存一次文件,其最后修改日期都会被更新,以后就看不出修改记录了。但如果是电子邮件的话,邮件的收件日期是不可更改的,因此所有文件都能严格地按照时间顺序排列。

2、 可以用发件人进行搜索

我们可以在邮箱中用发件人来搜索文件。即使文件名相同,我们仍然可以通过不同的发件人进行区分。事实上,我们收到的很多资料,文件名都大同小异,即使以前下载过,许多时侯也需要我们再次搜索邮件进行确认。

3、 参考邮件内容可以加快起当时的状况

查看邮件内容,我们就可以猩 些与文件相关的信息,诸如“已修改……”“已添加……”等,这样我们就能清楚地把握这个文件的状态了。这也是一种非常强大的优势,如果将文件保存到电脑中,脱离了当时交流的语境后,再了解这些文件的相关信息就相当劳神费力了。


要用电子邮件管理文件,向大家首推Gmail只要能边上网络,我们就可以随时承受地读取邮件。无须随身携带电子文件,通过公司的电脑、笔记本或家里的电脑打开邮件,就能取出文件,这使随处办公成为可能。此外最重要的是电子邮箱的搜索引擎非常强大,速度极快且功能完善,即使搜索条件相当复杂,也能在眨眼之间搜索出结果,如此一来工作效率也能更上一层楼。

写到这里,不得不向大家介绍一下《“超级”整理法》(中央公论新社出版)作者野口悠纪雄教授在时隔15年之后将其著作中的方法进行升级,出版屯《超“超级”整理法》(讲谈社出版)一书。在这本书中,野口详细了Gmail的信息管理功能。该书还深入浅出地介绍了信息管理原理,对想进一步磨练Gmal使用技巧的人而言是必读的一本书。



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