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资料整理术

2016-02-18 14:17:48 来源:奇库斯(qcools) 浏览:82
关键字:整理,资料

内容提要:

  我是挺怕写东西的一个人,特别是技巧类的文章。总是担心因为自身经验不足,带人入坑。但是我觉得,我又是一个挺喜欢分享的人,总觉着自己学到的一些东西,能分享出去,帮助到别人,是一件很棒的事情。所以,写文章,对我来说,一直都是痛并快乐着。废话不多说,我们正式开始!
   每当我们在进

  我是挺怕写东西的一个人,特别是技巧类的文章。总是担心因为自身经验不足,带人入坑。但是我觉得,我又是一个挺喜欢分享的人,总觉着自己学到的一些东西,能分享出去,帮助到别人,是一件很棒的事情。所以,写文章,对我来说,一直都是痛并快乐着。废话不多说,我们正式开始!



  每当我们在进行某一个项目的过程中,需要找某个最新的文件时,我们经常要凭着那一丢丢“我记得它在…”的记忆,在电脑里面翻找半天。这个过程中,往往很大程度降低了我们的工作效率。所以我们需要通过整理,来规范这些物品的位置



  虽然文中这句话,是用来表述如何创造最佳的办公环境,但是我认为,这句话用在资源库整理依然准确。确定因果关系,固定物品的位置,事物的掌控自然变得易如反掌,处理事务的效率固然有所提高。



这里,我把资源库整理分为三大步骤:

1.导入观点,究其本质。

这一步,我们只需要做两个工作:

①:设定一个范围,例如:以自己的工作、爱好为范围,比如设计师,以“设计”为范围......

②:以自己设定的范围建立一个系统。

2.设定优先排序,学会“舍弃”。

到了这一步呢,我们需要做的依然是两个工作:

①:通过严密的自问自答,设定优先排序

②:学会“舍弃”与“暂且“做斗争!例如:把不要的素材,和重复的素材都删除。工作数据只保留最终版本。

3.设定避难所,成立自由空间。

这最后一步呢,顾名思义,就是建立一个固定的空间,用来存储一些暂时无法分类,或暂时无法舍弃的资料。


基本的步骤就是这样,接下来,我们就一步一步的尝试建立自己的资源库吧!(●’◡’●)



  首先第一步:导入观点,究其本质。当我们设定了一个范围以后,我们就能通过这个范围,不断整理自己的思绪,把无形的思绪信息化、无意识的意识化



  然后我们在究其本质,将我们得到的信息,通过其因果关系进行分类,把无秩序的信息秩序化。于此同时,我们也要开始第一次“舍弃”,把不要的素材,和重复的素材都删除。工作数据也只保留最终版本。



  当你为资源库确定一个范围以后,不断整理自己的思绪,把无形的思绪信息化,再进一步把无秩序的信息秩序化。然后就可以用思维简图形式把它表达出来,通过这样的方式,给你的资源库形成一个简单的系统。

  当然,这个系统,不是一成不变的,它就像手机系统一样,需要你在使用的过程中,不断优化。这样,你的系统才会越来越好用,越来越符合你的习惯。到了这一步,我们的第一步就完成了( ̄▽ ̄)!!



  当我们完成第一步以后,我们得到了一张思维简图,但是我们依然能感觉到,还是有一点杂乱无序。这个时候,我们就要进行第二步:根据文件的因果关系,进行优先排序。俗话来讲,就是要分个大小王嘛。



  当你根据文件的因果关系,完成了优先排序以后,你就得到了一张这样的图,它很清晰的向你表达出了各个文件夹之间的上下级关系。最后你只需要向下面这张图这样,给它进行归档,那么一个简单、容易掌握的资料库就基本形成了!



  完成这一步后,你们只需要在额外新建一个文档,当作你们自己的自由空间,用来存储一些暂时无法分类,或暂时无法舍弃的资料。定期处理,归纳整理,差不多就大功告成啦!!

  最后我在给大家介绍两个在档案命名时非常实用小技巧,大家看最后两张图,应该就可以看得懂。




  在文章的前面,我说过,这个资料库系统,它是需要在你日常使用的过程中,不断优化。只有这样,你的资料库才会越来越好用,越来越容易掌握。所以说:资源库系统的优化,是一件十分重要的事情,需要我们长期的坚持,这是我认为,在整理术起着确定性作用的环节!请各位务必重视这一点。



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