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用扫描仪将纸质文件变为电子文件

2013-10-07 20:01:58 来源:奇库斯(QCOOLS) 浏览:576
关键字:文件,为电子,纸质,扫描仪

内容提要:

    前面介绍过一种整理术,即“扔掉”打印的纸质资料。其实除了打印资料,非电子文件的纸质资料和手写记录,我也坚决地扔掉,毫不手软。正因如此,我的办公桌抽屉几乎全部清空了。
    之所以能这么洒脱,原因其实很简单。因为我把所有资料都用扫描仪扫描成电子版,存进了电脑。以后只要有需要,就能随时从电脑

    前面介绍过一种整理术,即“扔掉”打印的纸质资料。其实除了打印资料,非电子文件的纸质资料和手写记录,我也坚决地扔掉,毫不手软。正因如此,我的办公桌抽屉几乎全部清空了。

    之所以能这么洒脱,原因其实很简单。因为我把所有资料都用扫描仪扫描成电子版,存进了电脑。以后只要有需要,就能随时从电脑的文件夹中找到它们。

    最近市面上的扫描仪尺寸越来越精巧,即使放在办公桌上也不会占用多大空间。我现在使用的扫描仪是富士通的ScanSnap S1500。只要按下一个按钮,就会自动送纸,将文件扫描为PDF文档,还能自动存放到指定的文件夹中。我在公司和家里的办公桌上都放一台这种扫描仪。

    它自带文字识别功能,可以识别资料上的文字,并以附带文本的PDF文档格式保存下来。这样,以后就可以用资料内的关键字进行搜索,还可以很快建构一个资料数据库,这比从资料夹中费力寻找纸质资料更有效率。

    扫描仪的自动送纸功能十分重要。如果使用平板扫描仪,就不得不靠人力把资料一张一张的放上去扫描。而它这类扫描仪则能够自动送纸扫描多张资料,它最多能自动扫描50张资料。

    有了这种工具,我们就能轻松地扫描文件了。神田敏晶先生在博客中写道,他非常希望扫描仪能再附带碎纸机功能。对于这点,我沉静赞同。资料扫描完毕后立刻自动处理掉,这简直就是“为了扔掉资料而存在的扫描仪”

    接下来才是最重要的问题。养成了这种习惯后,我们再也无须为这些资料是否应该扫描而抓耳挠腮,总之有了资料就扫描,扫描完毕就扔掉。扫描又不费什么时间,我们也可以将这一做法变成规矩固定下来。

    手上纸质资料是否还要使用,不到需要的时侯很难判断。有些我们认为不再需要的资料,某时某日可能忽然派上用场。但在资料去留这一问题上,一般都是靠当时的判断来决定的,因此这是个难度系数极高的技术活。

    尽管如此,一旦我们定下规矩,凡是资料都无一例外地扫描存档,就可以省下因犹豫不决、摇摆不定而白白浪费掉的时间。并且,最重要的是我们再也不需要牺牲脑细胞来作判断了。

    无须判断也就意味着谁都能轻松胜任。我想现在应该有不少人已经拥有或者很快将拥有部下可供调遣了,这种事情你就可以放心地交给他们去做。

    “这个,按老规矩处理。”只要你简单的一句话,资料就会迅速变成电子文件存入电脑了。



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